精益办公_精益管理大师_3A精益管理顾问

 

  导读:

  办公精益化,首先要从思想入手,摒弃传统的思想,打心底里接受精益,并有开展精益管理到办公区域的决心。精益管理的思维是适用于各行各业各类岗位的,是一种精神,是一种信仰,一定要坚信有比现在更好的方法。精益是全员参与的改善活动,是全体员工持续修炼的过程…绝不是只有生产、只有现场才能实施的。然后,我们就可以根据精益的思维用对应的工具去分析每个工位每个岗位存用价值,实施改善,最终减少办公的浪费、减少办公的差错,实现以最小的投入产生最大的岗位价值。

 

  许多公司有一种错觉,认为精益变革仅仅适用于生产现场。之所以有这样的想法,是因为公司在实施管理过程改进时碰了壁,不知道如何区分管理活动中的价值和浪费。很多制造企业在生产系统改进方面利用VSM价值流分析取得了很大成绩,但从根本上价值流图?#36136;?#19981;完整的,因为其中的办公流程往往不包含在内。我们常说“信息流推动物料流”,倘若管理过程没有得到改进,生产系统的改进自然?#19981;?#24456;大影响,甚?#28860;?#33410;停滞。

  价值流的活动通常分为两类:增值活动,即创造出能够得到客户认同的价值的活动;不增值活动,我们知道的“七种浪费”,其中又包含这样的活动?#22909;?#26377;创造出客户认同的价值,但是为了支持各种经营业务的需要,不得不做的一些活动。大多数办公过程属于不增值活动中的不得不进行的活动。因此,当要实施精益办公变革,必须会挑战现有的业务模式,也正为这样,在理解精益办公价值流之前,要学会区别浪费和增值。下面罗列了8种增加运营成本又不增加客户价值的浪费,做一个简单过程浪?#35757;?#20363;子: 

消费类别 办公室中的例子
1、过量生产---在下道工序需要之前开始生产,而且生产量超过需求

过早打印过多的文件;

采购了过多的办公用品。

2、库存---任何?#38382;?#30340;批量生产 待处理的文件爆满
3、等待 系统停机时间,系统响应时间,等待审批,等待反馈
4、过度加工 重复录入,重复检查,过量?#20174;。?#36807;多的报表,加急文件,人工报表等等
5、返工---任何?#38382;?#30340;缺陷 订单处理错误,设计错误,工程更改错误,**错误,员工流失
6、多余动作---人的移动 步行到?#20174;?#26426;、打印机、传真机和办公室其他地方
7、搬运---物品的移动 过多的?#22987;?#38468;件,过多传递,过多批复
8、人才浪费---人的能力 限制员工完成任务所需的权限和责任,管理层的命令和控制,业务处理需要的工具不足

   对于多数公司来说,办公活动的成本、服务和质量都是顾客看不见的,换句话说,都不是直接服务于客户的,因而在产品上是体现不出增值的。另一方面,生产现场有考核指标KPI,因为可以把问题暴露出来得到快速响应,而办公过程是缺乏这样的指标,所以办公室也要有类似的考核指标来最大化工作的价值和准确性,从而最大限度减少浪费。例举一个案例:杭州城北供电局的一个六西格玛改善项目---办公室转发和归口处理正确率,通过设立目标、目标分析和改进,就是应用了精益办公价值流,而后项目改进以DMAIC的?#38382;?#21576;现,通过半年时间从原先的错误率1.7%杜绝到0,取得很大改进。

  打造精益办公室,应先从5个方面考虑  

  长期以来,“精益思想”(lean thinking)一?#26412;?#38480;于生产?#23548;渲小?#20294;是,在企业中,90%消除浪?#35757;?#26426;会都存在于制造运营部门之外,也就是管理与办公过程之中,如订单输入、客户服务、产品设计、采购、收款与付款等,这些过程中的浪费不仅数量多,而且很难消除,原因很简单,就是这些浪费很难被发现。

   1、优化组织机构。如果能适当将组织机构扁平化,尽量去除一切多余的?#26041;?#19982;人员,就可使高层管理者与一线管理者的信息双向传递更加及时有效,快速回应市场动向,提高管理效率。其次,要打破部门之间各自为政、信息交流极度匮乏的现象,实行资源共享。跨部门人员的再学习,不失为一个有利举措,更易让大?#19968;?#20301;思考,使每个机构组织之间,更加紧密配合。

  2、强化办公室5S管理。办公空间?#25165;?#30340;合理与否,通常?#19981;?#24433;响工作效率。经常有业务接触的部门可以?#25165;?#21150;公地点近距离,减少“搬运”浪费;对文件进行归档分类管理;减少工作中分散注意力的信息数量,如垃圾?#22987;?#21644;私人联络;清理“视觉污?#23613;埃?#22914;过期的文件、不用的信笺等?#21462;?#22914;此种种,对办公室进行定期整理、整顿、清扫、清洁、提高员工?#21294;?#23601;可营造“亮丽”的工作环?#24120;?#35753;人心情舒畅,更添工作信心。

  3、消除日常浪费。其实,在办公?#19994;?#34892;政流程里,往往有很多难以定义的浪费,没有生产区域那么显而易见,所以,我们更应从细节处着手,识别办公室浪费。我们要培养自我节俭的意识,减少电力、纸张等能源消?#27169;?#21162;力营造大家共同遵守的“随手”氛围,如纸张重复利用、离开xx?#31181;?#20851;掉电脑显示器、白天关闭走廊亮灯、洗手后随手关掉水龙头等,从每一个细节中发现浪费、消除浪费。同时要治理人浮于事的现象,上班时间随意聊天、干私活、出工不出力?#21462;?#20854;次,还要适当授权,简化行政审批手续、减少等待时间。此外,办公室浪费还有一种很?#29616;?#30340;浪费—会议。召开不必要、没有重点的会议将会?#26723;?#24037;作效率,打击员工的士气。以下摘自戴尔?卡耐基?#24230;?#24615;的优点?#20998;?#25551;述的会议管理方法:一、究竟出了什么问题?二、问题的起因是什么?三、这些问题可能?#24515;?#20123;解决办法?四、你建议用哪种办法?围绕此四个问题进行会议讨论,相信会收到意想不到的效果。

  4、转变工作方法,提高效率。细数一天8小时中所做的工作,可以发现,有大部?#36136;?#29712;碎却是必要的。我们应学会合理?#25165;擰?#31616;化、并集中处理:将许多分开的工作步骤加以整合,变成单一任务,以减少工作的复杂度;相似的工作排在一起,集中在同一个时段?#21019;?#29702;?#21462;?#36890;常工作时数的多寡并不是与工作成果成正比,因此对于重点的,带高附加值的工作,我们应该投入最多的时间与心力。

  5、提升客户服务质量。我们知道仅仅是以最好的态?#21462;?#26368;强的责任心为客户考虑周到,实行“关怀服务”也已不能顺应时代要求,得到内外客户满意度的认可,本人认为更重要的是要提升个人的业务素质,勤练内功、不断学习,业务素质的提高,必将有利于从全局出发,为客户?#27604;?#26356;高的未来价值,也必将与客户形成更加坚实的事业伙伴关系。

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